Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Của Công Ty

Chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế. Việc hiểu biết về chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp lý, mà còn đảm bảo quá trình giao thương được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Công việc của nhân viên chứng từ đối với hàng xuất và hàng nhập

Tùy vào đối tượng hàng hóa và lô hàng đó là hàng xuất khẩu hay nhập khẩu mà nghiệp vụ của nhân viên chứng từ sẽ khác nhau, cụ thể như sau:

Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng

Liên hệ với hãng tàu/Co-loader để lấy lệnh cấp container rỗng.

Fax lệnh cấp container cho khách hàng.

Theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng và hạ bãi đúng ngày giờ quy định trên lệnh cấp container.

Yêu cầu khách hàng khi đóng hàng vào container xong phải báo chi tiết làm House Bill of Lading (HBL)

Sau khi nhận chi tiết lô hàng từ khách hàng, làm HBL nháp Fax qua cho khách hàng kiểm tra và confirm. Sau đó in HBL gốc cho khách. chứng chỉ kế toán trưởng

Đồng thời gửi chi tiết lô hàng và tên đại lý của AA ở địa chỉ giao hàng (Destination) cho hãng tàu làm Master Bill of Lading (MBL). Khi nhận MBL nháp từ hãng tàu phải kiểm tra thật kỹ về tên tàu, số chuyến, số cont/seal,tên đại lý, …

Đến hãng tàu nhận MBL đối với MBL gốc, thông thường chúng ta chỉ cần MBL Surrender cho nên chúng ta chỉ cần nhận MBL bằng Fax mà thôi.

Giao HBL gốc cho khách hàng và thu tiền Bill Fee.

Lưu file: HBL, MBL, Invoice, parking list, C/O (copy), giấy giới thiệu, ….

Nhận Pre-Alert từ đại lý ở nước ngoài (phía export).

Chuẩn bị Cargo Manifest và Fax cho hãng tàu/Co-loader thể hiện trên MBL.

Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu/Co-loader.

Đến văn phòng hãng tàu/Co-loader nhận D/O (Delivery Order – lệnh giao hàng) cùng các chứng từ đính kèm như: các D/O thứ cấp khác (bản gốc hoặc có đóng dấu sao y, MBL của hãng tàu hay HBL của Co-loader.

Phát hành D/O của AA & Logistics cùng các D/O khác và HBL giao cho khách hàng (Consignee). Thu tiền Handling Fee, CFS nếu là hàng LCL, D/O Fee, cước nếu là cước Collect, …

Lưu file: HBL, MBL, các D/O (copy), Invoice, parking list, giấy giới thiệu, …

Yêu cầu công viêc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Một đăc điểm chung rất nhiều người nghĩ phải giỏi tiếng anh mới làm được nhân viên Cus nhưng thưc tế không phải như vậy. Bạn chỉ cần đọc hiểu và nắm được những cách giao tiếp cơ bản, mẫu văn bản chứng từ bằng tiếng anh cần lưu ý chính là có thể làm tốt được công việc này rồi, không cần thiết phải nghe gọi tiếng anh thành thạo. Thực tế rất nhiều người làm xuất nhập khẩu không nói được ngoại ngữ nhưng vẫn được đánh giá cao về năng lực. Nếu bạn biết ngoại ngữ đây thực sự là một lợi thế hơn hẳn những ứng viên khác rồi. Học kế toán ở đâu tốt

Nhân viên chứng từ đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối vì mọi sai lầm đều phải trả giá bằng tiền

Cần biết rõ quyền hạn và trách nhiệm công việc của mình bạn không nên vượt quyền xem nhẹ tính chuẩn mực trong công việc vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ công việc của tất cả mọi người sau này.

- Về Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu, vị trí này cũng không đòi hỏi quá cao. Nhân viên Chứng từ chỉ cần theo yêu cầu của các bộ phận khác hoặc của khách hàng soạn thảo các bộ chứng từ để phục vụ các thủ tục hành chính và Thông quan. usance lc là gì

Đặc thù của vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Khi xác định làm chứng từ thường được gọi là Customer Service (Cus), bạn cần lường trước được những thách thức, đặc thù của vị trí chứng từ để có thể thích ứng với vị trí này.

Để trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu xuất xắc bạn cũng cần biết đặc thù công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải đối mặt như thế nào.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải xử lý rất nhiều công viêc do đăc thù xuất nhập khẩu là công việc giải quyết những tình huống vận tải và sử dụng hàng hóa. các bước làm báo cáo thuế

Cần sự tập trung tuyệt đối và tư duy logic trong công việc vì mỗi tình huống vận chuyển khác nhau người đòi hỏi nhân viên chứng từ phải nắm được bản chất công việc mình đang làm

Nhân viên chứng từ phải cẩn thận và cần thái độ tốt trong công việc.

Áp lực công viêc cao, bạn phải luôn chủ động xắp xếp thời gian và công việc

Xem thêm: Phân Biệt OEM, ODM, OBM trong hàng hoá xuất nhập khẩu

Tóm tắt công việc chính của nhân viên chứng từ

Vậy công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần phải làm những gì, có phải tất cả những gì bạn được học sẽ phải làm xuât nhập khẩu không? hạch toán bù trừ công nợ

Có nhiều công việc lặt vặt, không tên nhưng nhìn chung bạn sẽ phải xử lý những nghiệp vụ sau:

- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và xắp xếp theo tiến độ của công việc.

- Soạn thảo hợp đồng ngoại thương (Contract), soạn thảo hóa đơn thương mại (invoice), PO, Packing list, D/O…

- Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đăc biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết

- Làm House Bill, hoặc Texlex Relase trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyện cont,…

- Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A, D/P, …

- Lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho những khách hàng tiếp theo, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi…. copy từ excel sang word không kèm theo khung

- Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc

Để thích nghi và làm tốt được công việc này bạn nên học viêc tại các công ty có phòng xuất nhập khẩu như vậy sẽ giúp bạn tiến bộ nhanh hơn.

Tuy nhiên không phải ai cũng có may mắn tìm được việc từ khi chưa có kinh nghiệm hoặc được hỗ trợ nhiệt tình, nếu bạn chưa biết làm gì để trở thành nhân viên chứng từ hầu hết các bạn học trái ngành sẽ tham gia khóa học xuất nhập khẩu thực tế tại các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu, sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt và làm quen nhanh với công việc này.

Kiến thức xuất nhập khẩu hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!

Nếu bạn còn thắc mắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và muốn học và cần tư vấn về tìm địa chỉ học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất, hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.