Cập nhật lần cuối vào 12/04/2024 bởi My Nguyen Hien
Có những bước nào để tạo Program Stakeholder Engagement Plan?
1. Xác định bên liên quan Liệt kê tất cả các cá nhân hoặc nhóm có thể bị ảnh hưởng bởi hoặc có thể ảnh hưởng đến chương trình. Sử dụng các phương pháp như lập bản đồ Stakeholder, phỏng vấn và khảo sát để xác định Stakeholder.
2. Phân tích nhu cầu Thu thập thông tin về nhu cầu, mong muốn và lo lắng của từng bên liên quan. Sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, nhóm tập trung và khảo sát để thu thập dữ liệu.
3. Lập mục tiêu Xác định mục tiêu cho các hoạt động tham gia bên liên quan. Xác định mục tiêu cho các hoạt động Program Stakeholder Engagement. Mục tiêu có thể bao gồm nâng cao nhận thức, xây dựng mối quan hệ, thu thập phản hồi, hoặc khuyến khích sự tham gia.
4. Phát triển chiến lược Lựa chọn các kênh giao tiếp phù hợp với từng bên liên quan.
Xác định tần suất giao tiếp và thông tin cần chia sẻ. Phát triển các tài liệu giao tiếp, chẳng hạn như báo cáo, bản tin, trang web. Lập kế hoạch cho các hoạt động tham gia, chẳng hạn như hội thảo, nhóm tập trung, phỏng vấn.
5. Xác định vai trò và trách nhiệm Xác định ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng hoạt động tham gia bên liên quan. Phân công nguồn lực cần thiết.
6. Lập lịch trình Lập lịch trình cho các hoạt động tham gia bên liên quan. Xác định thời hạn cho từng hoạt động.
7. Giao tiếp kế hoạch Chia sẻ Program Stakeholder Engagement Plan với tất cả các bên liên quan. Nhận phản hồi và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
8. Theo dõi và đánh giá Theo dõi tiến độ của các hoạt động tham gia bên liên quan. Đánh giá hiệu quả của Program Stakeholder Engagement Plan và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
Ngoài các thành phần chính trên, Program Stakeholder Engagement Plan cũng nên bao gồm
Lưu ý: Program Stakeholder Engagement Plan là một tài liệu linh hoạt và nên được cập nhật thường xuyên khi chương trình tiến triển. Quan trọng là phải duy trì giao tiếp cởi mở và minh bạch với tất cả các bên liên quan. Sự tham gia của bên liên quan nên được thực hiện một cách chân thành và tôn trọng.
Có những mức độ của Program Stakeholder Engagement?
Mức độ của Program Stakeholder Engagement thường được phân loại dựa trên mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm của Stakeholder đối với chương trình. Dưới đây là 5 mức độ phổ biến
Mức độ tham gia của Stakeholder có thể thay đổi theo thời gian. Điều quan trọng là phải linh hoạt và điều chỉnh chiến lược Program Stakeholder Engagement của bạn cho phù hợp với nhu cầu và mong muốn của Stakeholder. Mục tiêu của Program Stakeholder Engagement là nâng cao mức độ tham gia của Stakeholder từ “Không nhận thức” đến “Hợp tác”.
Program Stakeholder Engagement là gì?
Program Stakeholder Engagement (PSE) là một quá trình xác định, phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các hoạt động giao tiếp và tương tác với các Stakeholder (bên liên quan) trong suốt vòng đời của chương trình. Mục tiêu của PSE là đảm bảo rằng Stakeholder được thông báo, tham gia và hỗ trợ chương trình, từ đó tăng khả năng thành công của chương trình.
Các công cụ và kỹ thuật nào được sử dụng trong Program Stakeholder Engagement?
Các công cụ và kỹ thuật phổ biến được sử dụng trong Program Stakeholder Engagement bao gồm
Lập bản đồ Stakeholder là một kỹ thuật trực quan giúp xác định và phân loại Stakeholder theo mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm của họ đối với chương trình. Công cụ Lucidchart, Miro, Xmind
Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin định tính từ Stakeholder. Phỏng vấn có thể được thực hiện trực tiếp, qua điện thoại hoặc trực tuyến. Câu hỏi phỏng vấn nên được thiết kế cẩn thận để thu thập thông tin liên quan đến nhu cầu, mong muốn và lo lắng của Stakeholder.
Khảo sát là một phương pháp thu thập thông tin định lượng từ một nhóm lớn Stakeholder. Khảo sát có thể được phân phối trực tuyến, qua bưu điện hoặc trực tiếp. Câu hỏi khảo sát nên được thiết kế cẩn thận để dễ hiểu và thu thập được thông tin có giá trị.
Nhóm tập trung là một phương pháp thu thập thông tin định tính từ một nhóm nhỏ Stakeholder.Nhóm tập trung được điều phối bởi một người hướng dẫn, người sẽ khuyến khích thảo luận và thu thập ý kiến từ các thành viên trong nhóm.
Hội thảo là một cuộc họp lớn tập hợp nhiều Stakeholder để thảo luận về một chủ đề cụ thể liên quan đến chương trình. Hội thảo có thể được sử dụng để cung cấp thông tin cho Stakeholder, thu thập phản hồi và xây dựng sự đồng thuận và là một không gian trực tuyến cho phép Stakeholder chia sẻ ý kiến, thảo luận về các chủ đề liên quan đến chương trình và đặt câu hỏi cho nhóm dự án.
Mạng xã hội có thể được sử dụng để kết nối với Stakeholder, chia sẻ thông tin về chương trình và thu thập phản hồi.
Các nền tảng mạng xã hội phổ biến như Facebook, X, LinkedIn và YouTube có thể được sử dụng cho mục đích Program Stakeholder Engagement.
Phân tích dữ liệu được sử dụng để hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn và lo lắng của Stakeholder. Các kỹ thuật phân tích dữ liệu phổ biến bao gồm phân tích thống kê, phân tích văn bản và khai phá dữ liệu.
8. Quản lý mối quan hệ Stakeholder (SRM)
SRM là một quy trình liên tục nhằm xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với Stakeholder. SRM bao gồm các hoạt động như giao tiếp thường xuyên, giải quyết vấn đề và xung đột, và thể hiện sự đánh giá cao đối với sự tham gia của Stakeholder.
Lưu ý Lựa chọn công cụ và kỹ thuật phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm mục tiêu của hoạt động Program Stakeholder Engagement, số lượng Stakeholder, ngân sách và nguồn lực sẵn có.
Quan trọng là phải sử dụng kết hợp các công cụ và kỹ thuật để thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và đảm bảo rằng tất cả các Stakeholder đều được tham gia.
Dưới đây là một số yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn công cụ và kỹ thuật
1. Mục tiêu của hoạt động Program Stakeholder Engagement
Program Stakeholder Engagement Plan là gì?
Kế hoạch tham gia bên liên quan chương trình (Program Stakeholder Engagement Plan) là một tài liệu xác định các bên liên quan quan trọng trong chương trình, nhu cầu và mong đợi của họ, cũng như các chiến lược để giao tiếp và tham gia với họ hiệu quả.
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) nào được sử dụng để đánh giá hiệu quả của Program Stakeholder Engagement?
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) phổ biến được sử dụng để đánh giá hiệu quả của Program Stakeholder Engagement bao gồm
1. Mức độ hài lòng của Stakeholder
Mức độ hài lòng của Stakeholder với các hoạt động Program Stakeholder Engagement có thể được đo lường bằng cách sử dụng khảo sát, phỏng vấn và nhóm tập trung. Mức độ hài lòng cao của Stakeholder có thể cho thấy rằng các hoạt động đang đạt được mục tiêu của chúng và đáp ứng nhu cầu của Stakeholder.
2. Mức độ tham gia của Stakeholder
Mức độ tham gia của Stakeholder vào các hoạt động Program Stakeholder Engagement có thể được đo lường bằng cách theo dõi số lượng Stakeholder tham gia, thời gian tham gia và mức độ tích cực tham gia. Mức độ tham gia cao của Stakeholder có thể cho thấy rằng Stakeholder quan tâm đến chương trình và sẵn sàng hỗ trợ thành công của nó.
Mức độ hiểu biết của Stakeholder về chương trình có thể được đo lường bằng cách sử dụng các bài kiểm tra kiến thức hoặc khảo sát. Mức độ hiểu biết cao về chương trình có thể cho thấy rằng các hoạt động Program Stakeholder Engagement đang truyền đạt thông tin hiệu quả cho Stakeholder.
Mức độ hỗ trợ của Stakeholder cho chương trình có thể được đo lường bằng cách sử dụng khảo sát hoặc phỏng vấn. Mức độ hỗ trợ cao cho chương trình có thể cho thấy rằng Stakeholder tin tưởng vào chương trình và mong muốn nó thành công.
5. Mức độ ảnh hưởng của Stakeholder
Mức độ ảnh hưởng của Stakeholder đối với chương trình có thể được đo lường bằng cách sử dụng các kỹ thuật lập bản đồ Stakeholder. Hiểu rõ mức độ ảnh hưởng của Stakeholder có thể giúp nhóm dự án tập trung vào các Stakeholder quan trọng nhất và giải quyết mối quan tâm của họ.
Hiệu quả chi phí của các hoạt động Program Stakeholder Engagement có thể được đo lường bằng cách so sánh chi phí của các hoạt động với lợi ích thu được. Hiệu quả chi phí cao có thể cho thấy rằng các hoạt động đang được sử dụng một cách hiệu quả và mang lại giá trị cho chương trình.
Số lượng vấn đề và xung đột liên quan đến Stakeholder có thể được theo dõi theo thời gian. Giảm số lượng vấn đề và xung đột có thể cho thấy rằng các hoạt động Program Stakeholder Engagement đang giúp cải thiện mối quan hệ giữa nhóm dự án và Stakeholder.
8. Chất lượng đầu ra của chương trình
Chất lượng đầu ra của chương trình có thể được đánh giá bằng cách sử dụng các tiêu chí cụ thể liên quan đến mục tiêu của chương trình. Chất lượng đầu ra cao của chương trình có thể cho thấy rằng các hoạt động Program Stakeholder Engagement đã giúp Stakeholder đóng góp hiệu quả vào chương trình.
Các KPI cụ thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của Program Stakeholder Engagement sẽ khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu, mục tiêu và phạm vi của chương trình. Quan trọng là phải xác định các KPI phù hợp với chương trình cụ thể và có thể đo lường được. Cần theo dõi và báo cáo KPI theo định kỳ để đánh giá hiệu quả của Program Stakeholder Engagement và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
Program Stakeholder Engagement là một yếu tố thiết yếu cho sự thành công của các chương trình. Bằng cách hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của các bên liên quan, xây dựng mối quan hệ bền vững và quản lý hiệu quả các rủi ro, các tổ chức có thể tối ưu hóa hiệu quả thực hiện chương trình và đạt được mục tiêu chiến lược.
Tham khảo: https//www.pmi.org/learning/library/stakeholder-management-task-project-success-7736
Offenbar hast du diese Funktion zu schnell genutzt. Du wurdest vorübergehend von der Nutzung dieser Funktion blockiert.
Wenn dies deiner Meinung nach nicht gegen unsere Gemeinschaftsstandards verstößt,
